Borgbeleid instellen
Borg kun je gebruiken om jezelf in te dekken voor eventuele schade die gasten per ongeluk of moedwillig veroorzaken tijdens hun verblijf. Lees hier hoe je je borgbeleid instelt.
Hoe stel je je borgbeleid in
In de module Inrichting, helemaal onderaan in het menu, vind je de pagina 'Borgbeleid'. Hier kun je één of meerdere toepassingen van borgbeleid aanmaken.
Let op: per borgbeleid kun je slechts één vast bedrag aan borg opgeven. Als je verschillende bedragen nodig hebt, moet je meerdere vormen van borgbeleid aanmaken en deze van toepassing maken op specifieke objecttypes en/of kanalen.
De interne naam is hoe je dit borgbeleid onderscheidt van een tweede. De naam is wat op de gastfactuur komt te staan.
Via type toepasbaarheid en kanaal toepasbaarheid kun je er voor zorgen dat dit borgbeleid enkel geldig is voor specifieke objecttypes of kanalen.
Geef het borgbedrag op, en stel in wanneer je de gast dit bedrag wilt laten betalen.
Vervolgens geef je op hoeveel dagen na check-out de borg moet worden vrijgegeven voor terugbetaling aan de gast. Mocht er voordien schade zijn gerapporteerd, dan wordt deze automatische vrijgave geblokkeerd. Als je met BEX Payments werkt, kan ook de terugbetaling zelf worden geautomatiseerd, nadat er een bedrag is vrijgegeven.
Wanneer het borgbeleid geldig moet zijn voor een bepaalde periode, dan kan je hiervoor een periodegroep aanmaken.
Je kunt het borgbeleid ook synchroniseren met kanalen. Maar houd er rekening mee dat de borg altijd direct door de gast betaald moet worden. Een koppeling waarbij de borg wordt afgerekend met het kanaal, is niet mogelijk. Lees hier meer over gast- en kanaalfacturen.
Betaling van borg
De borg is een geldbedrag dat tijdelijk wordt vastgehouden als onderpand voor mogelijke schade. Het is geen product dat de gast afneemt en geen dienst die aan de gast geleverd wordt. Om deze reden wordt borg in een apart overzicht in de reservering getoond. Borg is dus geen artikel op de gastbestelling en ook geen factuurregel op de factuur.
Echter, borg moet uiteraard wel betaald worden. Naast de betalingsbalans voor de gastbestelling(en), bestaat er ook een betalingsbalans voor de borg(en). Betalingen worden standaard in mindering gebracht op de betalingsbalans van de gastbestelling(en). Wanneer een betaling inclusief borg is, wordt op beide betalingsbalansen een bedrag in mindering gebracht.
Wanneer deze betaling inclusief borg voldaan moet worden, stel je in in het borgbeleid; gezamenlijk met de eerste betalingstermijn, met de laatste betalingstermijn, of via een aparte betalingstermijn specifiek voor de borg.
Voorbeeld
De prijs van een reservering bedraagt €500, waarbij €100 borg in rekening wordt gebracht.
Er is reeds €200 aanbetaald die in mindering is gebracht op de betalingsbalans van de gastbestelling (€500 - €200= €300).
Vervolgens wordt een tweede (laatste) aanbetaling gedaan van €400, inclusief de €100 borg. Deze gecombineerde betaling wordt verspreid over de twee betalingsbalansen; €300 wordt in mindering gebracht op de betalingsbalans van de gastbestelling (€300 - €300 = €0) en €100 wordt in mindering gebracht op de betalingsbalans van de borg (€100 - €100 = €0).
Afhandeling van de borg na check-out
In het borgbeleid stel je in hoeveel dagen na check-out de borg automatisch moet worden vrijgegeven.
Bij vrijgave wordt het borgbedrag verplaatst van de betalingsbalans van de borg, naar de betalingsbalans van de gastbestelling of factuur (wanneer deze reeds gemaakt is).
Voorbeeld:
Nadat de borg is vrijgegeven, moet deze worden terugbetaald. Hierdoor wordt de betalingsbalans van de borg (€0 - €100 = -€100). Het terug te betalen bedrag wordt verplaatst naar de betalingsbalans van de factuur, zodat deze terugbetaald kan worden via het 'Te betalen facturen' overzicht.
Als er schade is gerapporteerd, wordt het automatisch vrijgeven van borg geblokkeerd. Nadat de schade is geïnventariseerd en het schadebedrag is bepaald, kan de schade geclaimd worden. Voor elk schaderapport wordt een item aan de bestelling toegevoegd, waarvan de waarde in mindering wordt gebracht op het terug te betalen bedrag. Afhankelijk van de hoogte van het geclaimde schadebedrag, wordt het restant van de borg vrijgegeven voor terugbetaling of moet de gast de overmatige schade (hoger dan de borg) nog bijbetalen.
Wanneer een borgbedrag is geblokkeerd, wordt dit weergegeven onder Borg in de financiële module.