Welke sjablonen zijn er en wanneer worden ze verstuurd

Momenteel is het niet mogelijk om zelf een termijn te bepalen waarop een mail gestuurd wordt. Hieronder zie je per sjabloon wanneer deze verstuurd wordt.

Berichtsjablonen

• Aankomstbrief: Deze wordt NIET verstuurd maar kan worden geprint om bij aankomst aan de gast mee te geven.
• Annuleringsbevestiging: Wanneer je een reservering annuleert en de annulering bevestigd zal dit sjabloon naar de gast verstuurd worden.
• Betaalbevestiging: Zodra de gast een betaling verricht wordt dit sjabloon verstuurd.
• Boeking aanmaning: Wanneer het betaaltermijn verstreken is en je een aanmaning verstuurt en werkt met facturatie bij vertrek.
• Boeking betaalherinnering: Wanneer het betaaltermijn verstreken is en je een herinnering verstuurt en werk met facturatie bij vertrek.
• Boeking sommatie: Wanneer het betaaltermijn verstreken is en je een sommatie verstuurt en werkt met facturatie bij vertrek.
• Boekingsbevestiging: Zodra de boeking bevestigd wordt, automatisch of handmatig, zal dit sjabloon verstuurd worden.
• Boekingsbevestiging voor geïmporteerde boeking: Tijdens de onboarding is het mogelijk om reserveringen te importeren. In de laatste stap van de import is het mogelijk om de gasten te informeren over je overstap naar Booking Experts.
• Boekingsbevestiging voor touroperators: Dit sjabloon wordt verstuurd naar reserveringen welke gemaakt zijn via een touroperator kanaal waarbij een kanaal- en gastfactuur van toepassing is.
• Creditfactuur wanneer er geen betaling meer nodig is: Wanneer je een factuur crediteert wordt er een creditfactuur gemaakt. Wanneer je de creditfactuur verstuurt ontvangt de gast dit sjabloon.
• Creditfactuur wanneer er geld aan de gast moet worden terugbetaald: Bij het versturen van een credit factuur met een openstaand bedrag terug te betalen aan de gast en/of eigenaar
• Creditfactuur wanneer er nog wel een betaling nodig is: Bij het versturen van een credit factuur met een openstaand bedrag nog te voldoen door de gast en/of eigenaar
• Eigenaar aangemaakt: Er is een nieuwe eigenaar aangemaakt, de eigenaar is actief en er is een e-mailadres ingevoerd.
• Eigenaar factuur wanneer er geen betaling meer nodig is: De eigenaar ontvangt een meterstanden factuur, periodieke kostenposten factuur, voorschot factuur of een eenmalige factuur en hiervoor is geen betaling meer nodig.
• Eigenaar factuur wanneer er geld aan de eigenaar moet worden terugbetaald: De eigenaar ontvangt een meterstanden factuur, periodieke kostenposten factuur, voorschot factuur of een eenmalige factuur en hiervoor dient nog een bedrag aan de eigenaar terugbetaald te worden.
• Eigenaar factuur wanneer er nog wel een betaling nodig is: De eigenaar ontvangt een meterstanden factuur, periodieke kostenposten factuur, voorschot factuur of een eenmalige factuur en er dient nog een bedrag door de eigenaar betaald te worden.
• Eigenaar informeren over de aanvaarding van de optie door de gast: De eigenaar heeft de rechten om reserveringen te accepteren en krijgt een mail indien de gast een optie omzet naar een reservering.
• Eigenaar notificatie van mislukte automatische incasso: Wanneer een betaling niet middels automatische incasso kan worden geint.
• Externe partij aangemaakt: Er wordt een account aangemaakt voor een externe partij. Deze partij krijgt een mail om een inlog aan te maken.
• Factuur aanmaning: Wanneer het betaaltermijn verstreken is en je een aanmaning verstuurt.
• Factuur herinnering: Wanneer het betaaltermijn verstreken is en je een herinnering verstuurt.
• Factuur sommatie: Wanneer het betaaltermijn verstreken is en je een sommatie verstuurt.
• Gast heeft boekingsproces verlaten: Wanneer een gast op de website een boeking maakt, maar de gast rond de boeking niet af, ontvangt de gast een e-mail met hierin de link om de boeking af te ronden. De gast ontvangt deze e-mail alleen als het e-mailadres al is toegevoegd. 
• Herinnering net voordat een betaaltermijn verstrijkt: Wanneer een gast de reservering in termijnen betaalt, ontvangt de gast een dag voor het verstrijken van de termijn een e-mail met een herinnering van het verlopen van de betaaltermijn. Een eigenaar ontvangt dit alleen als het gaat om een reservering. Dus het kan zeker wel om een eigenaren reservering gaan. Een periodieke factuur of een afrekening zijn geen reservering dus dan wordt dit sjabloon niet verstuurd.
• Informeer eigenaar over annulering van een optie die door hem is geaccepteerd: Als een eigenaar de rechten heeft om reserveringen te accepteren, dan ontvangt hij deze e-mail als de eigenaar de optie accepteert maar de gast de optie alsnog annuleert.
• Informeer eigenaar over annulering van een reservering die door hem is geaccepteerd: Als een eigenaar de rechten heeft om reserveringen te accepteren dan ontvangt hij deze e-mail als de eigenaar de reservering heeft geaccepteerd maar de gast de reservering alsnog annuleert.
• Optie: De bevestiging naar de klant voor het maken van een optie.
• Optie geaccepteerd: Bericht naar de eigenaar indien een optie die door de eigenaar geaccepteerd is goedgekeurd wordt omgezet naar een reservering.
• Optie herinnering: De gast heeft een optie voor een x-aantal dagen maar heeft nog niet gereageerd op deze optie. Een dag voor het verstrijken van de optie ontvangt de gast een herinnering.
• Optie te controleren door eigenaar: Wanneer de eigenaar het recht heeft om een reservering te accepteren, dan ontvangt hij deze e-mail indien er een optie is geplaatst op zijn/haar accommodatie.
• Reservering gastfactuur moet worden voldaan bij aankomst: Wanneer de gast alle kosten van de reservering voldoen bij aankomst dan wordt dit sjabloon gebruikt als reserveringsbevestiging.
• Reservering geaccepteerd: Wanneer de eigenaar de rechten heeft om een reservering te accepteren dan ontvangt hij deze e-mail indien een door hem geaccepteerde reservering wordt geplaatst door de gast.
• Reservering moet geaccepteerd worden door eigenaar: De bevestiging die de gast ontvangt indien de reservering nog geaccepteerd moet worden door de eigenaar.
• Reservering te controleren door eigenaar: Wanneer een eigenaar het recht heeft om een reserveringen te accepteren, dan ontvangt hij dit sjabloon wanneer een nieuwe reservering is geplaatst die hij/zij moet accepteren.
• Reservering voucher uitgereikt: Wordt verstuurd wanneer een terug te betalen bedrag omgezet wordt in een voucher, én wanneer de voucher opnieuw verstuurd wordt.
• Reserverings gastfactuur aangepast welke moet worden voldaan bij aankomst
• Reserveringsfactuur: Het versturen van een (mutatie) factuur bij een reservering waarbij het mogelijk is dat een gast geld terug krijgt, moet bijbetalen of de factuur volledig betaald is.
• Reserveringsfactuur aangepast en gast krijgt geld terug: Verstuur je de factuur na het wijzigen van een reservering en de gast krijgt nog geld terug dan ontvangt de gast dit sjabloon.
• Reserveringsfactuur aangepast en de gast moet nog bijbetalen: Verstuur je de factuur na het wijzigen van de reservering en de gast moet nog bijbetalen dan ontvangt de gast dit sjabloon.
• Reserveringsfactuur aangepast en er is geen betaling meer nodig: Verstuur je de factuur na het wijzigen van de reservering en er is geen betaling meer nodig dan ontvangt de gast dit sjabloon.
• Toegang tot 'Mijn omgeving': Wordt verstuurd wanneer de gast zijn/haar e-mail adres invoert in de 'Mijn omgeving' widget op de site. Of wanneer er vanuit de gastenkaart een verzoek tot inloggen gestuurd wordt.
• Verzoek gast om IBAN-nummer: Indien gebruik wordt gemaakt van SEPA, dan ontvangt de gast 2 dagen voor aankomst een mail met het verzoek het IBAN nummer in te vullen.
• Verzoek gast om een beoordeling na uitchecken van reservering: Bij uitcheck ontvangt de gast een e-mail voor het invullen van een beoordelingsformulier.
• Verzoek tot invullen van de gastenlijst: Indien de gastenlijst module is afgenomen ontvangt de gast 3 uur na het boeken de e-mail om de gastenlijst in te vullen. Gebeurt dit niet, dan ontvangt de gast 2 dagen voor aankomst de laatste e-mail om dit alsnog te doen.
• Verzoek tot het invullen van extra vragen: Indien er vragen voor na de reservering zijn ingesteld, dan krijgt de gast direct na het boeken de mogelijkheid om de vragen in te vullen. Handig als je bijvoorbeeld wilt weten hoe laat de vlucht landing plaatsvindt. Als de gast de vraag niet beantwoordt, dan ontvangt hij 7 dagen voor aankomst een e-mail met het verzoek dit alsnog voor aankomst te doen. Is de vraag 2 dagen voor aankomst nog niet ingevuld, dan ontvangt hij nog één laatste e-mail met het verzoek de vragen te beantwoorden. 
• Verzoek tot het invullen van kentekennummers: Indien de kentekenregistratie module is afgenomen, dan krijgt de gast bij het maken van de reservering de mogelijkheid om direct kentekens in te vullen. Gebeurt dit niet, dan ontvangt hij 7 dagen voor aankomst een e-mail met het verzoek dit alsnog voor aankomst te doen. Is het kenteken 2 dagen voor aankomst nog niet ingevuld, dan ontvangt hij nog één laatse e-mail met het verzoek de kentekens in te vullen. 
• Voucher herinnering: Wordt verstuurd om de gast ervan op de hoogte te brengen dat de geldigheid van het voucher binnenkort afloopt.
• Voucher notificatie: Wordt verstuurd wanneer een voucher uitgereikt wordt.

Sjablonen welke niet uitgezet kunnen worden

• Betaling info: Indien de factuur per mail verstuurd wordt zal het 'Direct online betalen' linkje in de mail gegenereerd worden. Indien de factuur handmatig verstuurd wordt zullen de betaalgegevens getoond worden.
• Footer: De afsluiting onder elke e-mail.
• Samenvatting van reservering(en): Dit sjabloon wordt niet als e-mail verstuurd. Je kan het sjabloon namelijk inladen in een ander sjabloon, door middel van een tag: {{ locals.reservation_summary }}. Hiermee laad je informatie in over alle onderliggende boekingen: accommodatie (nummer), in- en uitcheck tijden en het aantal gasten. Dit wordt per accommodatie gespecificeerd. 

Factuursjablonen

• Standaard factuur: Dit is het sjabloon voor de factuur voor reserveringen.
• Standaard verhuurafrekening factuur: Dit sjabloon wordt gebruik voor de verhuurafrekening van eigenaren.

Applicatieberichtsjablonen

DormaKABA

• Toegangskaarten: Notificatie van deurcode: Deze wordt verstuurd wanneer er gewerkt wordt met KABA deurcodes.

WAIT

• Wait activatiemail: Is als de gast incheckt bij het park, ze krijgen in die mail dan een link met toegang die correspondeert met de periode met de duur van het verblijf.
• Wait bevestigingsmail: Als ze een vakantie boeken en ze Wait bijgeboekt hebben krijgt de gast een bevestiging. 
• Wait webshop notificatie: Als ze inchecken, maar nog geen Wait bijgeboekt hebben als reminder. 

Koole Controls

• Koole pincodeverzending: Met dit sjabloon kan de pincode voor toegang tot de accommodatie verstuurt worden nar de gast.

CAT

• CAT-kaart verzending: Hiermee kan de toegangscode naar de gast verstuurd worden.

MOOV

• MOOV vrijstelling verzending: Dit sjabloon verstuurt de toegangscode voor het verblijf naar de gast.

EasySecure

• Foto registratie: Met deze mail kan de gast een foto uploaden om toegang te krijgen tot de accommodatie of een faciliteit op het park.

🇬🇧 🇩🇪