Kostenposten / Extra's

🇬🇧 English translation

In dit support artikel leggen we eerst uit hoe je een kostenpost aanmaakt, opboekt en hoe je van de standaard kan afwijken per reservering, type of kanaal. 

Met een kostenpost kun je bepaalde extra's aanbieden of verplicht in rekening brengen bij een gast. Bijvoorbeeld verplichte administratiekosten bij elke reservering of een kinderstoel welke de gast bij het maken van de reservering kan boeken.

📹 VIDEO - Kostenpost aanmaken
1. Nieuwe kostenpost toevoegen
2. Kostenpost op gast- of kanaalfactuur instellen
3. Kostenposten samenvoegen
4. Kostenpost bewerken, kopiëren of verwijderen
5. Kostenpost op verzonden factuur boeken
6. Kostenpost en prijsdrempel
📹 VIDEO - Kostenpost extra personen
7. Kosten rekenen bij extra persoon
8. Kostenpost koppelen aan kenmerken
9. Kostenpost percentage met minimumbedrag
📹 VIDEO - Voorkeurskosten aanmaken
10. Voorkeurskosten
11. Geldigheidstermijn kostenposten
12. Volgorde wijzigen van kostenposten
13. FAQ - Veelgestelde vragen


Nieuwe kostenpost toevoegen

Je leest hier hoe je een nieuwe kostenpost toevoegt. Om een kostenpost aan te maken, moet je verschillende onderdelen doorlopen. Na het opslaan van de gegevens per onderdeel wordt het volgende onderdeel automatisch geopend zodat je hier mee verder kunt.

1. Ga naar het tabblad   Inrichting;
2. Kies in de rechter submenu voor   Kostenposten;
3. Klik op + Nieuwe kostenpost.

Algemene instellingen

Let op: Door te klikken op de vlaggetjes kun je vertalingen van de kostenposten invoegen. Dit wordt getoond aan gasten die bijvoorbeeld via een buitenlandse zoek & boek reserveren. 

1. Vul de  Naam van de kostenpost in;
2. Vul bij de  Omschrijving een korte toelichting op de kostenpost in (indien van toepassing). Deze omschrijving krijgt de gast te zien wanneer zij op de site klikken op het 'i'-tje;
3. Bepaal wat het  Soort is van de kostenpost;

Meer informatie: Om de koppeling met externe kanalen nog sneller en beter te laten verlopen hebben we de mogelijkheid ingebouwd om een soort mee te geven aan een kostenpost. Het kanaal kan middels dit label herkennen wat voor een soort kostenpost het is. Op deze manier kan het kanaal automatisch kostenposten uit Booking Experts koppelen aan kostenposten die het kanaal gebruikt op zijn website. Dit scheelt veel tijd en voorkomt fouten. 

4. Bepaal de selecteerbaarheid; 

Meer informatie: Hiermee bepaal je wanneer de kostenpost in rekening gebracht kan worden. Dit kan zijn:

  • Verplicht - Bij elke reservering wordt deze kostenpost standaard in rekening gebracht (denk hierbij aan bijvoorbeeld toeristenbelasting).
  • Backoffice - Alleen te kiezen door receptionisten.
  • Selectie door gast - Door de gast te kiezen op de website. Hierin kan onderscheid gemaakt tussen online reserveren en upgrade (via auto-e-mail of Mijn omgeving) middels de volgende keuzes:
    • Zowel selecteerbaar tijdens reserveren als tijdens upgraden;
    • Alleen selecteerbaar tijdens reserveren;
    • Alleen selecteerbaar tijdens upgraden.
  • Belangrijk - Dit is een kostenpost die op de site zichtbaar is en standaard staat aangevinkt. De bezoeker zal deze kostenpost bewust moeten uitvinken indien deze hier geen gebruik van wenst te maken.

5. Bepaal of het expliciet accepteren van de voorwaarden verplicht is voor de kostenpost; 

Meer informatie: De gast krijgt in dit geval na het selecteren van de kostenpost de voorwaarden (die ingevoerd dienen te worden in de omschrijving) te zien, waarop zij expliciet akkoord moeten geven.

6. Bepaal of de gast tijdens het boeken een vraag gesteld dient te worden; 

Meer informatie: Denk hierbij aan de vraag voor allergieën bij het bijboeken van een ontbijtpakket.

7. Sla de ingevoerde gegevens op om naar de volgende stap te gaan.


Toepasbaarheid

8. Bepaal op welk type of types de kostenpost van toepassing is;

9. Bepaal op welk kanaal of kanalen de kostenpost van toepassing is. Let op: Afhankelijk van het kanaal kun je ervoor kiezen om de kostenpost op de gast- of kanaalfactuur te zetten. Deze instelling wordt in het volgende hoofdstuk 'kostenpost op gast- of kanaalfactuur instellen' toegelicht;

10. Sla de ingevoerde gegevens op.


Prijs

11. Bepaal de prijsberekening: Dit kan bijvoorbeeld zijn: per verblijf, per persoon per nacht, per persoon, per huisdier etc. Als je kiest voor een percentage, dan is het bedrag dat je invoert ook direct het percentage. Als je een andere optie kiest, dan is het een vast bedrag;

Meer informatie:

Percentage van het standaard huurbedrag (inclusief korting): de prijs ingesteld in de prijslijst minus een eventuele korting (middels een kortingsactie);
Percentage van het totale huurbedrag (inclusief korting): de prijs ingesteld in de prijslijst minus een eventuele korting (middels een kortingsactie) én alle kosten die als huur aangevinkt zijn.

12. Bepaal indien gewenst de volgende instellingen:

Persoonsgebondenheid  (bij per persoon/huisdier geldende kostenposten)
- Op welke gastgroepen de kostenpost van toepassing is;
- Vanaf welk aantal (personen/huisdieren) de kostenpost geldig is; 
- Maximum aantal (personen/huisdieren) dat telt voor de berekening.

Voorraadbeheer  (bij alle per stuk/verblijf geldende kostenposten)
- Hoeveel van deze kostenpost zijn er beschikbaar (fietsverhuur); 
- Stop verkoop bij het bereiken van de maximale voorraad; 
- Het maximale aantal dat afgenomen kan worden in 1 reservering.

Minimumprijs  (bij alle percentuele kostenposten)- Welke minimumprijs dient de kostenpost te krijgen bij een percentage over een klein bedrag:

Voorbeeld: de kostenpost is ingesteld voor 'Percentage van het standaard huurbedrag (incl. korting)' met een waarde van 10% en een minimumprijs van €20,-. Een reservering met een standaard huurbedrag minus de korting van €100,- zal €20,- in rekening gebracht krijgen omdat 10% van €100,- ( = €10,- ) lager is dan de ingestelde minimumprijs.

13. Bepaal de standaardprijzen:

Meer informatie: Geef indien gewenst per periode een andere prijs in, hierbij is de startdatum van de reservering leidend voor de berekening.

14. Bepaal het prijsbeleid:

Indien standaardprijzen gebruikt worden zorgt dit ervoor dat de prijs hetzelfde is voor alle types en via alle kanalen. Het is mogelijk om hier van af te wijken op de volgende niveau's:

-  Per type een aparte prijs - Stel een prijs in per type (per periode). Dit wordt gebruikt voor alle kanalen waarop deze kostenpost van toepassing is;

-  Per kanaal een aparte prijs - Stel een prijs in per kanaal (per periode). Dit wordt gebruikt voor alle types waarop deze kostenpost van toepassing is;

- Per type en per kanaal een aparte prijs - Stel een afzonderlijke prijs in per type én kanaal (per periode).

15. Sla de ingevoerde gegevens op.


Facturatie

16. Bepaal de grootboekrekening waarop de kostenpost geboekt moet worden. Indien gewenst, kun je per kanaal de grootboekrekening bepalen waarop de kostenpost geboekt moet worden;

17. Bepaal de weergave van de kostenpost op de factuur;

- Bepaal indien gewenst of de kostenpost samengevoegd moet worden onder 1 factuurregel; 
- Bepaal indien samengevoegd onder 1 factuurregel of dit per kanaal moet afwijken; 

18. Bepaal of de kostenpost als huur telt met de 'Telt als huur';

Let op: De kostenpost zal meegenomen worden in de percentuele berekening van de commissie afspraak met eigenaren én eventuele kostenposten met een berekening van het totale huurbedrag.

19. Mag de gast deze kostenpost bij aankomst betalen? Gebruik dan de 'Factureer niet' instelling;

Meer informatie: In het boekingsproces en op de factuur wordt de kostenpost getoond als zijnde bij aankomst te betalen. De verdere facturatie en betaling hiervan verloopt buiten Booking Experts om.

20. Bepaal het beleid voor annuleringsfacturen;

Meer informatie:

  • Meenemen in de grondslag: Dit betekent dat het in het annuleringspercentage wordt meegenomen. Bijvoorbeeld 30% van de kosten. Dit gebruik je bijvoorbeeld voor kostenposten voor extra personen.
  • 1-op-1 overnemen: Dit betekent het volledig overnemen op de annuleringsfactuur. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een annuleringsverzekering, hiervan wil je dat deze 100% op de annuleringsfactuur komt te staan en betaald wordt. 
  • Uitsluiten: Dit betekent dat de kostenpost niet door de gast betaald moet worden bij annulering. Bijvoorbeeld bij toeristenbelasting. 

21. Sla de ingevoerde gegevens op.


Geldigheid

22. Bepaal de geldigheid van de kostenpost;

Meer informatie:

- Altijd geldig;
- Nooit geldig; De titel 'Geldigheid' wordt bij 'Nooit geldig' kostenposten dikgedrukt om de nadruk te leggen op het feit dat deze niet gebruikt zal worden.
- Geldig voor een specifieke periode; selecteer vervolgens de periode groep waarin de kostenpost van toepassing moet zijn.

23. Bepaal of de kostenpost geldig is voor reserveringen met specifieke kenmerken;

Meer informatie:

- Met specifiek gekozen kenmerkenin de reservering of in het reserveringsproces;
- Voorkeurskosten bij keuze van specifieke accommodatie;
- Late check-out selectie in de reservering of bij afname van de kostenpost in het reserveringsproces.

24. Sla de ingevoerde gegevens op.


Toegangskaarten (optioneel)

Hiermee kun je de afname van een kostenpost koppelen aan het automatisch genereren van een of meerdere toegangskaarten. Denk hierbij aan douchekaarten welke voor aankomst gegenereerd worden bij afname van de kostenpost 'Extra douchebeurten'. Deze worden automatisch aan de reservering gekoppeld.

25. Bepaal indien gewenst of de kostenpost gekoppeld moet worden met een of meerdere kaartregels; 
26. Sla de ingevoerde gegevens op.


Taken (optioneel)

Hiermee kun je de afname van een kostenpost koppelen aan het automatisch genereren van een of meerdere taken. Denk hierbij aan het brengen van een lakenpakket welke voor aankomst gedaan moet worden bij afname van de kostenpost 'Extra bedlinnen'. Deze worden automatisch aan de reservering gekoppeld.

27. Bepaal indien gewenst of de kostenpost gekoppeld moet worden met een of meerdere taken; 

28. Sla de ingevoerde gegevens op.


Kostenpost op gast- of kanaalfactuur instellen

Kostenposten kunnen van toepassing zijn op verschillende kanalen. Een kanaal kan een touroperator of reseller zijn. Voor een touroperator wordt er zowel een gast- als kanaalfactuur klaargezet. Voor een reseller is dit alleen een gastfactuur. Nadat de kostenpost(en) is gemaakt, kun je voor deze kostenpost instellen of deze op de gast- of kanaalfactuur moet komen te staan.

1. Klik rechts bovenin op het Tandwieltje;
2. Klik in het rechter submenu op Kanalen;
3. Klik op het kanaal waarvoor de kostenposten ingesteld dienen te worden;

4. Klik op Bewerk;

5. Bij Facturatie van huur en kostenposten kun je de facturatie van de huur en de kostenposten bepalen. Je kunt per kostenpost de facturatie instellen indien de ene kostenpost op de gastfactuur dient te komen en de andere kostenpost op de kanaalfactuur dient te komen.

Je hebt ook de mogelijkheid om voor alle kostenposten dezelfde instelling te gebruiken.


Kostenposten samenvoegen

In de loop der tijd kan het zijn dat je meerder kostenposten hebt aangemaakt die hetzelfde inhouden. Denk hierbij aan reserveringskosten voor verschillende types omdat deze zich in een andere regio bevinden.

Hiervoor kun je nu de kostenposten samenvoegen, zodat je niet 2 of meerdere kostenposten voor reserveringskosten hebt, maar 1, waarin je per type een afwijkende prijs kunt instellen.

1. Ga naar het tabblad    Inrichting;
2. Kies in de rechter submenu voor    Kostenposten;
3. Klik op # Kostenposten samenvoegen;

4. Maak de keuze of de kostenposten exact dezelfde teksten hebben in het Nederlands;

5. Selecteer de kostenposten die je wilt samenvoegen;
6. Vul de   Naam van de kostenpost in;
7. Vul bij de   Omschrijving een korte toelichting op de kostenpost in (indien van toepassing). Deze omschrijving krijgt de gast te zien wanneer zij op de site klikken op het 'i'-tje;
8. Klik op Ga door naar de volgende stap om de wijzigingen op te slaan;

9. Hierna krijg je een overzicht van de eigenschappen van de nieuwe kostenpost te zien;
10. Akkoord? Voeg kostenposten samen om het definitief te maken.


Kostenpost bewerken, kopiëren of verwijderen

1. Ga naar het tabblad  Accommodaties;
2. Klik in het rechter submenu op  Kosten;
3. Zoek de kostenpost die je wilt bewerken en klik op de kostenpost;
4. Hier kun je nu kiezen of je de kostenpost wilt  bewerkenkopiëren of verwijderen.

Let op: Een wijziging in de kostenpost wordt alleen toegepast op nieuwe facturen. Wanneer een bestaande factuur aangepast moet worden zul je hiervoor een nieuwe mutatiefactuur moeten maken.


Kostenpost op een verzonden factuur boeken

Het is mogelijk om na het verzenden van een factuur extra kosten in rekening te brengen bij een bezoeker door het opboeken van kostenposten.

1. Ga naar de betreffende reservering;
2. Aan de rechterzijde kan gekozen worden om de standaard geselecteerde kostenposten en arrangementen toe te voegen;
3. Middels extra's kun je de kostenpost en/of arrangement aan de factuur toevoegen;
4. Het systeem crediteert in beide gevallen volledig de oude factuur en maakt een nieuwe conceptfactuur aan waarbij alle items van de vorige factuur worden overgenomen;
5. De conceptfactuur kan na controle verstuurd worden, handmatig of per mail;
6. Betalingen worden automatisch overgeheveld op de nieuwe factuur.


Kostenpost en prijsdrempel

Kostenposten werken met prijsdrempels. Dit houdt in dat je prijsverhogingen kunt ingeven bij een kostenpost.

Bijvoorbeeld:
Schoonmaakkosten voor een 6-persoons accommodatie:
Prijs tot 01-01-2019: € 50,-
Prijs vanaf 01-01-2019: € 60,-

Bij boekingen met een incheckdatum tot 01-01-2019 worden de schoonmaakkosten € 50,- berekend. Bij een incheckdatum vanaf 01-01-2019 wordt de schoonmaakkosten € 60,- berekend.


Kosten rekenen bij extra persoon

Kostenposten kun je verplicht mee laten rekenen vanaf een bepaald aantal personen.

Dit kan noodzakelijk zijn in bijvoorbeeld navolgende situaties:

  • Huur van een accommodatie is gebaseerd op standaard 2 personen. Wanneer er voor meer personen geboekt wordt dient vanaf de 3e persoon extra huur in rekening gebracht te worden.
  • Wanneer een bepaalde accommodatie standaard 4 bedden heeft en er voor 5 personen gereserveerd wordt dan dient voor de 5e persoon standaard een bedrag in rekening gebracht worden voor een extra bed.

1. Kies bij  Selecteerbaarheid de optie Verplicht;
2. Kies vervolgens voor  Prijs per persoon of per persoon per nacht;
3. Selecteer de groepen die meetellen voor deze kostenpost  (Volwassenen, Jongeren, Kinderen, Babies);
4.  Personen of huisdieren tellen mee vanaf. Wanneer je hier bijvoorbeeld aangeeft 4 dan wordt bij een reservering van 5 personen of meer de prijs in rekening gebracht;
5.  Maximaal aantal personen of huisdieren die meetellen. Hier vul je het maximaal aantal personen in waarop de kostenpost van toepassing is. 


Kostenpost koppelen aan kenmerk

Het is mogelijk om kenmerken die je gebruikt als zoekfilter te koppelen aan kostenposten. Hiermee kun je voorkeurskosten berekenen wanneer bijvoorbeeld een bezoeker kiest voor een woning aan het water of voor een woning met een jacuzzi. 

Let op! Een kenmerk moet gekoppeld zijn aan de accommodatie waar deze op van toepassing is. 

1. Ga naar het tabblad  Accommodaties;
2. Kies in het rechter submenu voor  Kosten;
3. Maak een  nieuwe kostenpost aan of bewerk een reeds bestaande kostenpost;
4. Belangrijk is dat bij  Selecteerbaarheid gekozen wordt voor Verplicht zodat de kosten, wanneer het zoekfilter is gebruikt, standaard in rekening worden gebracht;

5. Tijdens het invullen van de gegevens vind je de mogelijkheid om de kostenpost te koppelen aan een  specifiek kenmerk;
6. Selecteer het gewenste kenmerk;
7. Sla de kostenpost op.

Meer informatie: Indien via de filters op de site of middels de kenmerken in de backoffice gezocht wordt voor een accommodatie met het kenmerk 'aan het water' dan worden automatisch de kosten die voor dit kenmerk gelden in rekening gebracht.

kostenpost kenmerk frontoffice


Kostenpost percentage met minimumbedrag

Voor bijvoorbeeld het Annuleringsfonds kun je een kostenpost aanmaken welke voor de prijs een percentage berekend. Hier kun je een minimumbedrag hanteren zodat het bedrag van de kostenpost nooit onder een bepaald bedrag kan komen. 

Deze optie is alleen mogelijk indien de kostenpost ingesteld wordt als 'keuze door gast'.

1. Maak een kostenpost aan;
2. Bij  Prijsberekening kun je kiezen voor een prijs met een percentage;
3. Vervolgens kun je hier een minimumbedrag invullen.

Indien de berekening van het percentage hoger ligt dan het minimumbedrag zal dat bedrag gehanteerd worden. Mocht dit lager zijn wordt het ingestelde minimumbedrag op de factuur gezet.


Voorkeurskosten

Wanneer je kosten in rekening wilt brengen voor wanneer er gekozen wordt voor een specifiek huisje dan kun je hier voorkeurskosten voor in rekening brengen.

1. Ga naar het tabblad  Accommodaties;
2. Klik in het rechter submenu voor  Kostenposten;
3. Klik op  Nieuw;

4. Vul de gegevens verder in;
5. Bij  Geldigheid kun je hier een vinkje zetten bij Voorkeurskosten;
6. Sla de wijzigingen op.


Geldigheidstermijn kostenposten

Het is mogelijk om kostenposten te maken die geldig zijn voor een bepaalde periode. 

Wanneer een kostenpost altijd geldig is (bijvoorbeeld lakenpakket) dan kun je instellen dat deze kostenpost  Onbeperkt Geldig is. Heb je bijvoorbeeld een kostenpost die alleen gedurende de kerstvakantie geldig is (bijvoorbeeld kerstdiner) dan kun je voor deze kostenpost Geldig voor een bepaalde periode instellen en kun je de datum kiezen waarbinnen er een overlap moet zijn met de reservering.


Volgorde wijzigen van kostenposten

Je kunt zelf de volgorde bepalen waarop de kostenposten te zien zijn in zowel in de backoffice als op de site voor de bezoeker. 

1. Klik op Inrichting in de groene balk;
2. Klik op Kostenposten in het rechter submenu;
3. Klik op de button Sorteren;

4. Verschuif de kostenposten in de gewenste volgorde. Het is ook mogelijk om het nummer aan te passen om een andere volgorde te hanteren. Pas hiervoor het nummer aan en klik op het opslaan icoontje.

De hier ingestelde volgorde zal dan gebruikt worden voor o.a. de bij te boeken extra's, de mijn omgeving, de volgorde waarin de kostenposten worden gefactureerd etcetera.

In het overzicht van de kostenpost kun je de positie ook bepalen. Pas je de positie vanuit de kostenpost aan? Dan wordt dit ook de positie in de sorteer lijst.

De volgorde op de factuur zal er als volgt uitzien in de prijsberekening van de zoek & boek en de factuur:
- Huur;
- Korting;
- Arrangementen - op volgorde van de arrangementen lijst;
- Kostenposten die gekoppeld zijn aan een factuurregel - op volgorde van de factuur weeragave lijst;
- Overige kostenposten - op volgorde van de sorteer lijst. 
In onderstaand voorbeeld staan de schoonmaakkosten onder de kortingsactie, omdat de schoonmaakkosten aan een factuur weergaveregel is gekoppeld.

FAQ - Veelgestelde vragen

  • Kan ik kostenposten die 'Nooit geldig' terugvinden?

Dat is mogelijk door het vinkje aan te zetten bij "Inclusief kostenposten zonder geldigheidsperiode".

  • Reservering bewerken met nieuwe of oude tarief kostenpost - Als ik een reservering bewerk dan worden de oude tarieven van de kostenpost toegepast. Hoe pas ik dat aan?

Wanneer een reservering wordt aangepast en de aanmaakdatum van de reservering nog in de periode van het 'oude' tarief van de kostenpost valt, zal het systeem het 'oude' tarief hiervoor selecteren zodat de hoogte van de factuur niet automatisch wijzigt. Dit kan namelijk ongewenst zijn.

Wanneer je het nieuwe tarief wilt toepassen dan zul je dit handmatig op de factuur moeten aanpassen. 

  • Kostenpost doorberekenen aan kanaal - Het lukt mij niet om een kostenpost aan een reservering toe te voegen en dit door te berekenen aan het kanaal. Wat doe ik verkeerd?

Je stelt per kostenpost in wat de hoogte van het bedrag is en wie het bedrag dient te betalen. Waarschijnlijk staat ingesteld dat bij een kanaal reservering de kostenpost in rekening wordt gebracht bij de gast. Dit zal verandert moeten worden.

Ga naar de kostenpost en klik op Bewerk. De kostenpost moet voor rekening van het kanaal komen. Dit kun je wijzigen bij het blok Van toepassing op reserveringen. Als je deze wijziging opslaat, kan je de kostenpost toevoegen aan de kanaalfactuur. 

  • Antwoord op kostenpost met vraag - Ik heb een kostenpost waarbij ik de gast een vraag stel. Waar staat het antwoord dat de gast geeft?

Wanneer je werkt met een kostenpost waarbij je de gast een vraag stelt tijdens een reservering met een kostenpost, kun je het antwoord terug vinden op drie plaatsen:

1. In het overzicht van de reserveringen. Hier wordt een tekstbalonnetje weergegeven met daarin het antwoord van de vraag;

2. In de reservering. Het antwoord wordt bij de reserveringsgegevens weergegeven;

3. Indien de kostenpost gekoppeld is aan een taak, in het overzicht van de taken en in het notitieveld van de taak.

  • Kosten voor een kenmerk worden gerekend, terwijl er niet gefilterd is op dit kenmerk

Je kunt in de kostenpost instellen dat deze gerekend wordt als de gast een speciaal kenmerk filter selecteert. Zo kun je bijvoorbeeld extra kosten in rekening brengen als de gast in de Zoek & Boek filtert op het kenmerk jacuzzi. 

Als een gast een specifieke accommodatie boekt op de plattegrond, zonder filters te selecteren, en deze accommodatie heeft 'toevallig' het kenmerk jacuzzi, dan zullen de extra kosten toch gerekend worden. Dit is zo, omdat de gast wel bewust kiest voor een accommodatie met dit kenmerk. 

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor je feedback Er was een probleem met het versturen van jouw feedback. Probeer het later opnieuw.

Verder nog hulp nodig? Neem contact op Neem contact op